보고서·기획서 잘 쓰는 법: 두괄식 구성, 근거와 숫자, 한 장 요약 만들기

원칙 1: 결론부터 쓰는 두괄식

• 첫 문단에 결론이나 요청 사항을 씁니다. 예: "A 업체와의 계약을 1년 연장할 것을 건의합니다."
• 그다음에 이유를 쓰고, 배경과 세부 자료는 뒤로 보냅니다.
• 각 항목도 마찬가지입니다. 소제목 바로 아래 첫 문장이 그 항목의 결론이 되게 씁니다.

원칙 2: 문서의 종류에 맞는 뼈대

• 결과 보고: 결론(무엇을 했고 결과는 어떤가) → 주요 내용 → 문제점과 개선 방향 → 향후 계획
• 현황·검토 보고: 핵심 요약 → 현황 → 원인 분석 → 대안 비교 → 제안
• 기획서: 제안 요약 → 배경과 문제 → 목표 → 실행 방안 → 일정과 예산 → 기대 효과와 위험 요소

원칙 3: 주장에는 근거, 근거에는 숫자

• 가능한 한 숫자로 씁니다. "참여율이 높았다" 대신 "참여율이 지난 분기보다 12%p 올랐다".
• 숫자에는 비교 기준을 붙입니다. 전년 대비, 목표 대비, 경쟁사 대비처럼 기준이 있어야 크고 작음이 보입니다.
• 출처를 밝힙니다. 내부 자료인지, 외부 조사인지, 추정치인지 구분해서 적어야 신뢰를 얻습니다.
• 추정치라면 어떤 가정으로 계산했는지 한 줄 덧붙입니다.

원칙 4: 대안을 함께 보여 주기

• 각 안의 비용, 기간, 효과, 위험을 같은 기준으로 표로 정리합니다.
• 그중 어느 안을 추천하는지, 왜 그런지를 분명히 밝힙니다.
• 예상되는 반대 의견과 그에 대한 답을 미리 적어 두면 결재 과정의 질문이 줄어듭니다.

원칙 5: 한 장 요약을 만드세요

1. 목적: 이 문서가 무엇을 위한 것인지 한 줄
2. 결론 또는 요청: 무엇을 결정해 달라는지
3. 핵심 근거: 세 가지 이내
4. 필요한 자원: 비용, 인력, 일정
5. 다음 단계: 승인되면 무엇을 언제 하는지

문장 다듬기

• 한 문장은 짧게, 한 항목에는 한 가지 내용만 씁니다.
• "~할 예정임", "~검토 필요"처럼 짧게 끝내는 개조식은 간결하지만, 주어와 책임이 사라지기 쉽습니다. 누가 언제까지 무엇을 하는지는 분명히 적으세요.
• 같은 대상은 문서 끝까지 같은 용어로 부릅니다.
• 약어와 사내 용어는 처음 나올 때 풀어 씁니다. 다른 부서 사람도 읽을 수 있습니다.

표와 그림은 말을 줄이는 데 쓰세요

• 여러 항목을 같은 기준으로 비교할 때는 문장보다 표가 빠릅니다.
• 추세는 선 그래프, 비중은 막대나 원 그래프처럼 보여 주려는 내용에 맞는 형태를 고릅니다.
• 표와 그래프에는 제목, 단위, 기준 시점, 출처를 붙입니다.
• 그래프 아래에 "그래서 무엇을 봐야 하는지"를 한 줄로 적어 두면 읽는 사람이 해석하느라 시간을 쓰지 않습니다.
• 본문에서 표를 설명할 때 숫자를 다시 다 읽어 주지 말고, 눈여겨볼 한두 개만 짚으세요.

제출 전 확인

• 숫자의 합계와 단위가 맞는지 다시 계산했는가?
• 날짜, 요일, 이름, 부서명에 오타가 없는가?
• 첨부 자료가 본문과 같은 버전인가?
• 처음 보는 사람이 첫 문단만 읽고 핵심을 알 수 있는가?

구두 보고와 함께라면