비즈니스 이메일 잘 쓰는 법: 제목, 인사, 마무리와 요청·사과·독촉·거절 예문

1. 제목: 열어 보지 않아도 알 수 있게

• [요청], [공유], [회신 요청], [긴급] 같은 말머리로 메일의 성격을 먼저 알립니다.
• 무엇에 관한 메일인지와 기한을 넣습니다. 예: [회신 요청] 10월 프로모션 견적서 확인 부탁드립니다 (10/14까지)
• "안녕하세요", "문의드립니다"처럼 내용이 없는 제목은 피하세요. 나중에 검색해서 찾기도 어렵습니다.
• 회신이 오가며 주제가 바뀌면 제목도 바꿔 주는 것이 좋습니다.

2. 인사와 자기소개는 짧게

3. 용건을 먼저, 근거는 나중에

• 항목이 여러 개라면 번호를 붙여 나눕니다. 답장하는 사람도 "1번은 확인했고 2번은…"처럼 답하기 쉬워집니다.
• 한 메일에는 한 주제만 담는 것이 원칙입니다. 주제가 다르면 메일을 나누세요.

4. 첨부 파일은 본문에서 언급

5. 회신 요청과 마무리

• 답이 필요하면 기한과 방법을 분명히 씁니다. "10월 14일(화)까지 회신 부탁드립니다."
• 마무리는 "검토 부탁드립니다.", "궁금하신 점은 편하게 말씀해 주세요. 감사합니다."처럼 다음 행동을 담아 짧게 끝냅니다.
• 서명에는 이름, 부서, 직급, 연락처를 넣어 두면 상대가 전화로 바로 연락할 수 있습니다.

상황별 예문

참조(CC)와 숨은 참조(BCC) 매너

• 받는 사람: 이 메일에 답하거나 행동해야 하는 사람입니다.
• 참조: 내용을 알아야 하지만 답할 필요는 없는 사람입니다. 상사를 참조에 넣을 때는 상대에게 압박으로 느껴질 수 있으니 필요할 때만 넣으세요.
• 숨은 참조: 다른 수신자에게 주소가 보이지 않습니다. 외부 여러 사람에게 단체로 보낼 때는 개인정보 보호를 위해 숨은 참조를 씁니다. 몰래 상사를 넣는 용도로 쓰면 신뢰를 잃기 쉽습니다.
• 전체 회신은 모든 사람이 알아야 할 때만 누르세요.

보내기 전 마지막 점검

1. 받는 사람 주소와 이름, 직함이 맞는가
2. 첨부 파일이 붙어 있고 최신 버전인가
3. 기한과 숫자, 날짜의 요일이 맞는가
4. 맞춤법과 존칭이 자연스러운가