Getting Things Done einfach erklärt: die GTD-Methode für den Alltag

Getting Things Done, kurz GTD, ist eine Methode zur Selbstorganisation, die der Berater David Allen in seinem gleichnamigen Buch beschrieben hat. Die Grundidee ist einfach: Der Kopf ist zum Denken da, nicht zum Merken. Alles, was erledigt werden muss, gehört in ein verlässliches System außerhalb des Kopfes. Dann kann man sich auf das konzentrieren, was gerade dran ist. Die fünf Schritte 1. Erfassen Schreib alles auf, was deine Aufmerksamkeit beansprucht: Aufgaben, Ideen, Termine, Dinge, die dich stören. Nutze dafür wenige feste Eingangskörbe, etwa ein Notizbuch, eine App und das E-Mail-Postfach. 2. Klären Geh deine Eingänge regelmäßig durch und frage bei jedem Punkt: Was ist das? Muss ich etwas tun? Wenn nein: wegwerfen, als Referenz ablegen oder auf eine Liste „Irgendwann/Vielleicht“ setzen. Wenn ja: Was ist der nächste konkrete Schritt? Nicht „Urlaub planen“, sondern „Mit Anna Termine für den Urlaub abstimmen“. Die Zwei-Minuten-Regel: Dauert der nächste Schritt weniger als zwei Minuten, erledige ihn sofort. 3. Organisieren Ordne die nächsten Schritte passenden Listen zu: Nächste Schritte, nach Kontext sortiert, etwa „Am Computer“, „Telefon“, „Unterwegs“. Projekte: alles, was mehr als einen Schritt braucht. Warten auf: Dinge, die du an andere delegiert hast. Kalender: nur Termine und Aufgaben, die wirklich an einen Tag gebunden sind. 4. Durchsehen Das Herzstück ist der wöchentliche Rückblick. Einmal pro Woche leerst du alle Eingänge, gehst Projekte und Listen durch, prüfst den Kalender und überlegst, was als Nächstes kommt. Ohne diesen Schritt verliert man das Vertrauen in das System, und dann landet doch wieder alles im Kopf. 5. Erledigen Wenn du arbeitest, wählst du aus deinen Listen, was zum aktuellen Kontext, zur verfügbaren Zeit und zu deiner Energie passt. Häufige Fehler Zu kompliziert anfangen: Viele bauen ein aufwendiges System mit zahllosen Listen und Tags und geben es nach zwei Wochen auf. Fang mit wenigen Listen an. Vage Aufgaben: „Steuer“ ist kein nächster Schritt. „Belege für die Steuererklärung in einen Ordner legen“ schon. Den Kalender als To-do-Liste missbrauchen: Dann stehen dort Aufgaben, die man ständig verschieben muss. Den Wochenrückblick auslassen. Welches Werkzeug? GTD funktioniert mit Papier genauso wie mit einer App. Wichtig ist nicht das Werkzeug, sondern dass du ihm vertraust und es regelmäßig pflegst. Viele Aufgaben-Apps unterstützen Projekte, Kontexte und Wiedervorlagen. Für wen eignet sich GTD? Besonders für Menschen mit vielen verschiedenen Aufgaben und Projekten, die ständig das Gefühl haben, etwas zu vergessen. Wer eher wenige, große Aufgaben hat, kombiniert GTD oft mit Methoden wie Time-Blocking. Nutzt du GTD oder eine andere Methode? Erzähl uns in den Kommentaren, was bei dir funktioniert.