Cách giảm dung lượng file PDF: nén trực tuyến, lưu lại từ Word, giảm ảnh, dùng Acrobat và lưu ý bảo mật

Khi nộp hồ sơ trực tuyến, gửi email hay tải lên Cổng Dịch vụ công, file PDF thường bị giới hạn vài MB. «Cách giảm dung lượng file PDF» vì thế là thủ thuật được tìm kiếm rất nhiều. File PDF nặng thường do chứa nhiều ảnh chụp, ảnh scan độ phân giải cao. Cách 1: lưu lại từ file gốc Nếu PDF được xuất từ Word, Excel hay PowerPoint, mở file gốc, giảm kích thước ảnh trước rồi xuất lại: Trong Word: chọn một ảnh → Định dạng ảnh → Nén ảnh, bỏ chọn «Chỉ áp dụng cho ảnh này», chọn độ phân giải thấp hơn (ví dụ 150 ppi cho văn bản thường). Sau đó Tệp → Lưu thành → PDF, chọn «Kích thước tối thiểu (xuất bản trực tuyến)». Cách 2: công cụ nén PDF trực tuyến Có nhiều trang web cho phép tải file lên và nén miễn phí, thường có mức nén thấp, vừa và cao. Mức nén cao làm file nhỏ hơn nhưng ảnh và chữ có thể mờ; hãy mở lại kiểm tra. Lưu ý bảo mật: không tải lên các tài liệu chứa thông tin cá nhân, căn cước, sổ hộ khẩu cũ, hợp đồng, sao kê ngân hàng hay tài liệu mật của cơ quan, công ty. Với loại tài liệu này, nên dùng cách nén trên máy. Cách 3: Adobe Acrobat Acrobat có chức năng Nén PDF (Compress PDF) hoặc Lưu dưới dạng PDF giảm dung lượng (Reduced Size PDF). Bản đầy đủ phải trả phí. Cách 4: trên máy Mac Mở PDF bằng Xem trước (Preview) → Tệp → Xuất → Bộ lọc Quartz → «Reduce File Size». Cách này nén khá mạnh, nên kiểm tra chất lượng. Cách 5: scan lại cho gọn Nếu PDF được tạo từ ảnh chụp điện thoại hay máy scan: scan ở 150 đến 200 dpi, chế độ đen trắng hoặc thang xám cho văn bản, thay vì 600 dpi màu. Các ứng dụng scan trên điện thoại thường có lựa chọn chất lượng thấp, vừa, cao; chọn vừa là đủ đọc rõ. Nếu cần tách bớt, xóa các trang thừa trước khi nén. Kiểm tra sau khi nén Mở file, phóng to xem chữ và con dấu có rõ không, nhất là hồ sơ hành chính, học bạ, bằng cấp: cơ quan có thể từ chối hồ sơ mờ. Đặt tên file rõ ràng, không dấu, theo yêu cầu của nơi nhận nếu có. Nếu vẫn quá nặng Chia thành nhiều file theo từng loại giấy tờ, hoặc chuyển ảnh sang định dạng JPEG chất lượng vừa trước khi ghép thành PDF.